Wer ist betroffen?
Seit dem 2. August 2024 ist der EU AI Act in Kraft. Er gilt direkt — als europäische Verordnung, ohne Umsetzung durch den deutschen Gesetzgeber. Und er betrifft nicht nur die großen Tech-Konzerne, die KI entwickeln. Er betrifft auch Sie, wenn Sie KI-Systeme in Ihrem Betrieb einsetzen oder einsetzen wollen.
Der AI Act unterscheidet zwischen zwei Rollen, die für KMU relevant sind:
Anbieter (Provider): Wer ein KI-System entwickelt und auf den Markt bringt. Das ist für die meisten Handwerks- und Immobilienbetriebe nicht relevant — sie entwickeln keine KI.
Betreiber (Deployer): Wer ein KI-System im beruflichen Kontext einsetzt. Das sind Sie, wenn Sie einen KI-Voice-Agenten einsetzen, einen KI-Chatbot auf Ihrer Website betreiben oder ChatGPT für Ihr Unternehmen nutzen.
Als Betreiber haben Sie weniger Pflichten als Anbieter — aber Sie haben Pflichten.
Was seit Februar 2025 gilt
Seit dem 2. Februar 2025 sind bestimmte KI-Anwendungen EU-weit verboten. Dazu gehören unter anderem:
- →Manipulative Systeme, die das Verhalten von Menschen durch unterschwellige Methoden beeinflussen
- →Social Scoring (Bewertung des Sozialverhaltens von Personen durch KI)
- →Echtzeit-Biometrie im öffentlichen Raum (mit sehr engen Ausnahmen)
Für KMU im Bau- und SHK-Bereich ist das wenig relevant — solche Systeme setzt dort niemand ein. Wichtig ist aber: Wer KI-Systeme einsetzt, muss wissen, in welche Risikoklasse sie fallen.
Was ab August 2025 gilt — die Transparenzpflicht
Seit dem 2. August 2025 gelten die Transparenzpflichten des AI Act vollständig. Die wichtigste Regel für Betriebe, die Voice-Agents oder Chatbots einsetzen:
Wenn ein KI-System direkt mit einer natürlichen Person interagiert, muss der Mensch zu Beginn der Interaktion darüber informiert werden, dass er mit einem KI-System spricht.
Das steht in Art. 50 des EU AI Act. Es gilt für KI-Chatbots auf der Website genauso wie für KI-Voice-Agents am Telefon.
Konkret bedeutet das: Ihr Voice-Agent muss sich zu Beginn des Gesprächs als KI-System zu erkennen geben. Eine Formulierung wie "Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten von [Betriebsname]" oder "Ich bin ein KI-Assistent" reicht aus. Es muss aber klar und nicht versteckt sein.
Was das für Ihren Betrieb konkret bedeutet
Wenn Sie einen KI-Voice-Agenten oder Chatbot einsetzen — ob selbst konfiguriert oder von einem Dienstleister wie NovaData eingerichtet — dann gelten folgende Anforderungen:
- →Transparenzhinweis zu Beginn jeder Interaktion. Der Agent gibt sich als KI zu erkennen.
- →KI-Inventar führen. Sie sollten dokumentieren, welche KI-Systeme Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen — auch wenn es nur ChatGPT für gelegentliche Textentwürfe ist.
- →Risikoklasse prüfen. Die meisten Chatbots und Voice-Agents im Handwerk und der Hausverwaltung fallen unter "begrenztes Risiko" — mit Transparenzpflicht, aber ohne aufwendige Konformitätsbewertung.
- →Mitarbeiter informieren. Wer in Ihrem Unternehmen KI-Tools nutzt, sollte grundlegend über die Regeln Bescheid wissen. Das nennt sich "AI Literacy" — und ist nach Art. 4 AI Act eine Pflicht für Organisationen, die KI einsetzen.
Wann Hochrisiko-Regeln greifen — und wann nicht
Hochrisiko-KI-Systeme unterliegen weitaus strengeren Anforderungen. Für Betriebe im Bau und Handwerk relevant: KI, die bei Einstellungsentscheidungen eingesetzt wird (Bewerberselektion), gilt als Hochrisiko. Ebenso KI, die sicherheitsrelevante Prozesse überwacht.
Ein KI-Voice-Agent, der Serviceanfragen annimmt und Termine bucht, ist kein Hochrisiko-System. Ein Chatbot, der Mietrecht-Auskünfte erteilt und diese für Entscheidungen über Mietverhältnisse genutzt werden, könnte es sein — je nach Kontext.
Die Strafen sind real
Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes — je nachdem, was höher ist. Für KMU gilt der jeweils niedrigere Betrag. Das ist immer noch erheblich.
Wichtiger: Die Transparenzpflicht ist einfach umzusetzen. Sie erfordert keine teuren Zertifizierungen, keine externe Prüfung, keine komplizierte Dokumentation. Sie erfordert, dass Ihr Agent sich als Agent vorstellt. Das ist machbar.
Checkliste: Was Sie jetzt tun sollten
- →KI-Inventar anlegen: Welche KI-Systeme setzen Sie ein?
- →Risikoklasse bestimmen: Begrenztes Risiko oder Hochrisiko?
- →Transparenzhinweis prüfen: Gibt sich Ihr Agent als KI zu erkennen?
- →Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Haben Sie mit Ihrem KI-Dienstleister einen AVV nach Art. 28 DSGVO?
- →Mitarbeiter informieren: Wer nutzt KI, und was gelten dabei für Regeln?
Fazit
Der EU AI Act ist kein bürokratisches Monster für den deutschen Mittelstand — wenn man weiß, was relevant ist und was nicht. Die Transparenzpflicht ist die wichtigste und unmittelbarste Anforderung für Betriebe, die KI-Voice-Agents oder Chatbots einsetzen. Sie ist leicht zu erfüllen und sollte Standard sein.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre KI-Nutzung konform ist — sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen, das pragmatisch einzuordnen.