General Terms and Conditions

Inhaltsverzeichnis

Präambel – Tätigkeitsprofil

NovaData ist eine spezialisierte Agentur für Künstliche Intelligenz und Prozessautomatisierung mit Fokus auf Unternehmen aus dem Baugewerbe, der Immobilienbranche sowie dem Handwerk (insbesondere SHK – Sanitär, Heizung, Klima) im deutschsprachigen Raum (DACH-Region).

Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, die telefonische Erreichbarkeit zu maximieren, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und neue digitale Möglichkeiten zu erschließen. Zu unserem Leistungsspektrum gehören insbesondere:

• Beratung und Analyse – Identifikation geeigneter Anwendungsfälle und wirtschaftlicher Potenziale für Ihren Betrieb
• KI-Voice-Agents – Intelligente Sprachassistenten für eingehende und ausgehende Anrufe, die Ihre telefonische Erreichbarkeit rund um die Uhr sicherstellen
• KI-Chatbots – Automatisierte Kundenbetreuung auf Ihrer Website, in Kundenportalen oder über Messenger-Dienste
• Workflow-Automatisierung – Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse
• Integration in bestehende Systeme – Anbindung von Terminplanungs-, ERP-, CRM- und Kommunikationsplattformen
• Betrieb und Support – Hosting, Monitoring, laufende Betreuung sowie technische Schulungen für Mitarbeiter

Unser Ziel ist es, Unternehmen durch KI-gestützte Automatisierung spürbar zu entlasten, verpasste Anrufe zu eliminieren, nachhaltiges Wachstum zu fördern und die digitale Transformation pragmatisch und messbar umzusetzen.

1. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen der NovaData UG (haftungsbeschränkt), nachfolgend NovaData oder Anbieter genannt, und Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen, nachfolgend Kunde genannt, über Beratungs-, Entwicklungs-, Implementierungs-, Betriebs- und Supportleistungen im Bereich KI-basierter Systeme, Automatisierung und Sprachagenten sowie damit verbundene Services. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB werden nicht bedient.

1.2. Einzelauftrag bzw. Agenturvertrag bezeichnet die individuelle Leistungsvereinbarung einschließlich Angebot/Proposal, Leistungsbeschreibung sowie Zeit- und Preisangaben. Je nach vereinbartem Leistungserfolg gilt Dienst- oder Werkvertragsrecht: Ist ein bestimmter Erfolg geschuldet, finden die §§ 631 ff. BGB (Werkvertrag) Anwendung; im Übrigen gelten die §§ 611 ff. BGB (Dienstvertrag).

1.3. Die jeweils gültige Fassung dieser AGB ist auf der Website der NovaData UG unter novadata.solutions öffentlich einsehbar.

2. Vertragsgegenstand

2.1. Vertragsgegenstand sind die im jeweiligen Einzelauftrag bzw. Agenturvertrag konkret beschriebenen Leistungen von NovaData, insbesondere:

• Analyse und Workshops
• Entwicklung und Customizing individueller KI-Lösungen (Voice-Agents, Chatbots, GPT-Systeme, Wiki-Lösungen)
• Integrationen und Automationen
• KI-gestützte Website-Entwicklung/Webdesign
• Bereitstellung von SaaS/AIaaS (Software as a Service / AI as a Service)
• Betrieb, Wartung und Support
• Schulungen und Dokumentation

2.2. Änderungen des Leistungsumfangs erfolgen ausschließlich nach den hierfür vereinbarten Verfahren (Change-Request/Angebotsanpassung) und werden erst mit Bestätigung in Textform wirksam.

3. Vertragsunterlagen, Einbeziehung und Rangfolge

3.1. Diese AGB werden durch Bezugnahme Bestandteil des Vertrages. Weitere Vertragsunterlagen sind die Leistungsbeschreibung (einschließlich Anlagen wie SLA, Preis- und Leistungsverzeichnis) sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3.2. Bei Widersprüchen zwischen den Vertragsunterlagen gilt folgende Rangfolge:

• 3.2.1. Individuelle Regelungen im Einzelauftrag bzw. Agenturvertrag
• 3.2.2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für datenschutzrechtliche Themen
• 3.2.3. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen
• 3.2.4. Sonstige Anlagen (z. B. SLA, Preis- und Leistungsverzeichnis)

3.3. Abweichende oder entgegenstehende AGB des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, NovaData stimmt deren Geltung ausdrücklich in Textform zu.

3.4. Sofern dem Kunden vor Abschluss des Agenturvertrages ein schriftliches Proposal des Anbieters übermittelt wurde, gilt dieses hinsichtlich der darin aufgeführten Tools, Abläufe und des beschriebenen Preis- und Leistungsumfangs als verbindliche Grundlage der Leistungserbringung. Das Proposal wird in diesem Fall Bestandteil des Agenturvertrages. Im Falle von Widersprüchen zwischen dem Proposal und dem Agenturvertrag gelten die Regelungen des Vertrages, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas Abweichendes vereinbart wurde.

4. Angebotserstellung und Vertragsschluss

4.1. NovaData erstellt auf Basis einer Potenzialanalyse im Rahmen eines Kundengesprächs ein individuelles Angebot bzw. Proposal (Erstangebot) unentgeltlich.

4.2. Bindefrist: Angebote des Anbieters sind, sofern nicht anders ausgewiesen, fünf (5) Kalendertage ab Zugang beim Kunden bindend. Nach Ablauf der Bindefrist erlischt das Angebot automatisch.

4.3. Der Vertrag kommt zustande durch:

• a) Gegenzeichnung des Angebots durch den Kunden,
• b) Auftragsbestätigung in Textform (§ 126b BGB) durch den Anbieter, oder
• c) Beginn der Leistungserbringung (konkludente Annahme), soweit im Angebot vorgesehen.

5. Vertragsbeginn, Laufzeit und Vertragsbeendigung

5.1. Der Vertrag beginnt mit Annahme des Angebots bzw. Auftragsbestätigung. Bei den Paketen Starter, Professional und Business beginnt der Leistungszeitraum mit Eingang der ersten monatlichen Vorauszahlung.

5.5.1. Laufzeit, Beginn, Meilensteine, Kündigungsrechte und Zahlungsmodalitäten werden in einem individuellen Agenturvertrag geregelt.

5.5.2. Sofern nicht anders vereinbart, ist bei Projektbeginn eine Anzahlung in Höhe von fünfzig Prozent (50 %) der vereinbarten Gesamtvergütung fällig. Die Restzahlung erfolgt nach Abnahme bzw. gemäß den im Agenturvertrag festgelegten Meilensteinen.

5.5.3. Mangels abweichender Vereinbarung gilt: Ordentliche Kündigung mit angemessener Frist zum Laufzeitende; das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

5.6.1. Für Konzeption, Entwicklung und Inbetriebnahme fällt eine einmalige Implementierungsvergütung an. Sofern nicht anders vereinbart, ist bei Projektbeginn eine Anzahlung in Höhe von fünfzig Prozent (50 %) fällig.

5.6.2. Im AI Complete-Plan sind drei (3) Monate Wartung und Hosting nach Inbetriebnahme kostenfrei enthalten.

5.6.3. Nach Ablauf der kostenfreien Phase wird laufendes Hosting und Support als monatlich im Voraus zu zahlende Leistung erbracht.

5.6.4. Der Hosting/Support-Vertrag kann nach Ablauf der kostenfreien Phase von beiden Seiten mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Ende des laufenden Monats in Textform gekündigt werden.

5.7. Vertragsende und Datenherausgabe: Mit Vertragsende enden die Nutzungsrechte an laufenden SaaS/AIaaS-Leistungen. NovaData unterstützt auf Verlangen die Datenherausgabe und De-Provisionierung gemäß den Exit- und AVV-Regelungen.

5.8. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, insbesondere bei erheblichen Vertragsverletzungen, Zahlungsverzug oder schwerwiegenden Datenschutz-/Compliance-Verstößen.

5.9. agentOS — Plattform für autonome KI-Agenten

5.9.1. agentOS wird als SaaS/AIaaS bereitgestellt. Die genaue Konfiguration (Anzahl Agenten, Workflows, Integrationen, Datenvolumen) wird im Agenturvertrag oder einem ergänzenden Bestellschein festgelegt.

5.9.2. Individuelle Agenten-Entwicklung, kundenspezifische Integrationen und Custom-Workflows sind nicht im Plattform-Entgelt enthalten und werden gesondert nach Aufwand oder als Festpreisprojekt vergütet.

5.9.3. Mit Vertragsende erlöschen die Nutzungsrechte an der agentOS-Plattform. NovaData unterstützt die Datenherausgabe (Export von Konfigurationen, Logs und Geschäftsdaten) gemäß Exit- und AVV-Regelungen.

5.10. KI-Beratungsleistungen

5.10.1. Die nachfolgenden Beratungsleistungen werden als eigenständige Dienstleistungen angeboten und sind nicht an eine Mindestvertragslaufzeit gebunden. Sie unterliegen den Regelungen des Dienstvertragsrechts (§§ 611 ff. BGB), sofern nicht ausdrücklich ein Werkerfolg vereinbart wurde.

5.10.2. Beratungsleistungen sind grundsätzlich Dienstleistungen; ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg (z. B. Umsatzsteigerung, ROI in bestimmter Höhe) wird nicht geschuldet.

5.10.3. Empfehlungen und Roadmaps stellen keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung dar. Hierfür ist der Kunde verpflichtet, fachlich qualifizierte Berater hinzuzuziehen (siehe § 14).

6. Außerordentliche Kündigung

6.1. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Vertragsparteien unberührt.

6.2. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn einer Partei die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zum Ablauf einer ordentlichen Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.

6.3. Ein wichtiger Grund ist insbesondere gegeben, wenn:

• a) eine Partei wesentliche Vertragspflichten nachhaltig oder wiederholt verletzt,
• b) sich eine Partei im Zahlungsverzug befindet und trotz Mahnung in Textform mit angemessener Fristsetzung nicht leistet, oder
• c) das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist, beispielsweise durch rechtswidriges oder geschäftsschädigendes Verhalten.

6.4. Die außerordentliche Kündigung ist in Textform (§ 126b BGB) unter Angabe des wichtigen Grundes gegenüber der anderen Partei zu erklären.

6.5. Vor Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung ist der anderen Partei in der Regel eine angemessene Frist zur Abhilfe oder Stellungnahme zu setzen; die Fristsetzung ist entbehrlich, wenn sie aufgrund der Schwere des Kündigungsgrundes unzumutbar ist.

7. Mitwirkungspflichten des Kunden

7.1. Der Kunde ist verpflichtet, alle zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugänge, Materialien und Inhalte rechtzeitig, vollständig und auf eigene Kosten bereitzustellen.

7.2. Nach Vertragsschluss erhält der Kunde Zugangsdaten zum Projektplanungs- und Management-Tool NovaDataGO. Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche Zugangsdaten und Projektinformationen in NovaDataGO vollständig und fehlerfrei zu hinterlegen.

7.3. Onboarding-Materialien werden dem Kunden über NovaDataGO zur Verfügung gestellt. Den Projektfortschritt kann der Kunde jederzeit einsehen.

7.4. Die projektbezogene Kommunikation erfolgt primär über NovaDataGO. Kommunikation über E-Mail und Telefon ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen.

7.5. Der Kunde versichert, dass alle von ihm übermittelten Inhalte frei von Rechten Dritter sind. Er stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei.

7.6. Unterlassene, verspätete oder mangelhafte Mitwirkung führt zu angemessener Verlängerung vereinbarter Fristen; Mehr- oder Zusatzaufwände werden nach Aufwand vergütet.

8. Leistungen und Änderungen

8.1. Der Anbieter erbringt die vertraglich vereinbarten Leistungen mit größter Sorgfalt nach dem aktuellen Stand der Technik.

8.2. Der Umfang und die Art der Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag sowie dem Preis- und Leistungsverzeichnis. Inhaltliche Änderungen bedürfen der Bestätigung durch NovaData in Textform.

8.3. Sofern nicht anders vereinbart, erfolgt die Bereitstellung von entwickelten Systemen innerhalb von einundzwanzig (21) Kalendertagen nach vollständigem Eingang aller notwendigen Informationen und der vereinbarten Anzahlung.

8.4. Erweiterte Funktionalitäten oder Zusatzmodule sind gesondert zu beauftragen und zu vergüten.

8.5. Der Anbieter gewährleistet eine 100 % Technikgarantie auf die Funktionsfähigkeit und den vertraglich vereinbarten Funktionsumfang zum Zeitpunkt der Abnahme.

9. Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

9.1. Alle Preise verstehen sich in Euro netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).

9.2. Fälligkeit nach Leistungsart:

• a) Monatliche Paketentgelte (Starter, Professional, Business, AI Complete Hosting/Support): Die monatliche Vergütung ist jeweils im Voraus zum Monatsbeginn fällig.
• b) Einmalige Implementierungsvergütungen (Enterprise, AI Complete): Eine Anzahlung in Höhe von 50 % ist bei Projektbeginn fällig. Die Restzahlung ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Abnahme fällig.
• c) Nutzungsbasierte Entgelte: Die Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein. Die Rechnung ist innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang fällig.
• d) Sonstige Rechnungen: Innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang netto ohne Abzug fällig.

9.3. Zahlungen sind ausschließlich per Banküberweisung, SEPA-Lastschriftmandat oder über den Zahlungsdienstleister Stripe zulässig. Erfüllungsort für Zahlungen ist der Sitz des Anbieters.

9.4. Teil- und Abschlagsrechnungen sind bei entsprechender Teilleistung zulässig. Der Anbieter ist zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Mail) berechtigt.

9.5. Aufrechnung und Zurückbehaltung sind nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig.

9.6. Ändern sich Entgelte zwingender Drittanbieter wesentlich, ist der Anbieter berechtigt, Preise angemessen anzupassen. Die Anpassung wird vier (4) Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt.

9.7. Im Verzugsfall schuldet der Kunde Zinsen in Höhe von neun (9) Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Verzugspauschale von 40,00 EUR.

9.8. Ausland, Fremdwährung, Spesen, Steuern:

• a) Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, wird in EUR abgerechnet und in EUR gezahlt. Zahlt der Kunde in anderer Währung, trägt er sämtliche Kursdifferenzen, Bank- und Transaktionskosten.
• b) Auslandsüberweisungen sind spesenfrei für den Empfänger auszuführen.
• c) Bei Reverse-Charge-Fällen teilt der Kunde vor Rechnungsstellung eine gültige USt-IdNr. mit und erfüllt seine steuerlichen Pflichten im Bestimmungsland.
• d) Bei erhöhtem Ausfallrisiko, Kunden außerhalb der EU oder bei Fremdwährungszahlungen kann NovaData angemessene Vorkasse, Teilzahlungen oder Sicherheiten verlangen.

10. Abrechnung nutzungsbasierter Leistungen

10.1. Für die Nutzung der KI-Sprachassistenten (Inbound und Outbound) fallen nutzungsabhängige Entgelte an, soweit die Freiminuten überschritten werden. Die Messung erfolgt sekundengenau.

10.2. Es gelten folgende Standardentgelte für Gesprächsminuten über das Freikontingent:

• a) Starter-Plan und Professional-Plan: 0,20 EUR pro Gesprächsminute
• b) Business-Plan: 0,25 EUR pro Gesprächsminute
• c) Pay-As-You-Go (ohne Paket): 0,30 EUR/Min. (Outbound), 0,20 EUR/Min. (Inbound)

10.3. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein. Die Rechnungsstellung per E-Mail enthält eine Nutzungsübersicht einschließlich Protokollen und Reports.

10.4. Einwendungen gegen die Abrechnung sind innerhalb von sieben (7) Kalendertagen nach Zugang der Rechnung in Textform geltend zu machen.

10.5. Die im NovaData Agentportal erfassten Nutzungsprotokolle gelten als verbindlicher Abrechnungsnachweis.

11. Abnahme bei Werkverträgen

11.1. Dieser Abschnitt gilt ausschließlich für Werkleistungen. Der Anbieter zeigt die Bereitstellung und Abnahmefähigkeit der Leistung in Textform an.

11.2. Der Kunde ist verpflichtet, die bereitgestellten Leistungen innerhalb von vierzehn (14) Kalendertagen nach Zugang der Bereitstellungsmitteilung zu prüfen und entweder die Abnahme zu erklären oder etwaige Mängel in Textform anzuzeigen.

11.3. Unerhebliche Mängel berechtigen nicht zur Abnahmeverweigerung; sie werden im Rahmen der Mängelbeseitigung behoben.

11.4. Erfolgt innerhalb der Frist weder eine Abnahmeerklärung noch eine qualifizierte Mängelanzeige, gilt die Leistung als abgenommen, sofern der Kunde auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde.

11.5. Mit produktiver Nutzung der Systeme über Test- oder Abnahmezwecke hinaus gilt die Abnahme ebenfalls als erfolgt.

12. Eigentum und Nutzungsrechte

12.1. Mit vollständiger Zahlung erhält der Kunde ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an den individuell erstellten Systemen und Inhalten.

12.2. Die Nutzung ist ausschließlich auf den eigenen Unternehmenszweck des Kunden beschränkt.

12.3. Sämtliche vom Anbieter entwickelten Basiskomponenten, Tools, Templates, Prompts oder Logiken verbleiben im Eigentum des Anbieters, sofern sie nicht exklusiv für den Kunden entwickelt wurden.

12.4. Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm bereitgestellten Materialien und Daten.

12.5. Vom Anbieter im Rahmen dieses Vertrags erstellte individuelle Arbeitsergebnisse stehen dem Kunden nach vollständiger Zahlung zur vertragsgemäßen Nutzung zur Verfügung. Eine weitergehende Nutzung bedarf gesonderter schriftlicher Vereinbarung.

12.6. Vom Anbieter eingesetzte oder vorbestehende Tools, Software, Vorlagen oder Methoden („Anbietermaterialien") verbleiben im ausschließlichen Eigentum des Anbieters.

12.7. Der Anbieter darf Anbietermaterialien zur Leistungserbringung verwenden und anpassen, ohne dass dem Kunden daraus Rechte entstehen.

13. KI-spezifische Nutzungspflichten des Kunden

13.1. Der Kunde nutzt die Leistungen ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze (DSGVO/BDSG, UWG, UrhG, TKG/TDDDG, Produktsicherheits-, Medizin-, Finanz- und Berufsrecht).

13.2. Soweit Sprachaufzeichnungen oder Transkriptionen erfolgen, stellt der Kunde sicher, dass alle Hinweis- und Einwilligungspflichten erfüllt sind.

13.3. Der Kunde ist allein verantwortlich für Inhalte, Prompts, Datensätze, Trainings- und Kontextdaten sowie Anhänge.

13.4. Generative Ausgaben sind probabilistisch und können Fehler, Bias oder Halluzinationen enthalten. Der Kunde richtet angemessene Kontrollprozesse ein (Vier-Augen-Prinzip, Stichproben, Plausibilitätsprüfungen).

13.5. Verboten sind insbesondere: rechtswidrige, diskriminierende oder irreführende Inhalte; automatisierte Massenansprachen ohne Rechtsgrundlage; Deepfakes ohne entsprechende Rechte.

13.6. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen diese Pflichten kann NovaData Leistungen ganz oder teilweise vorläufig sperren, bis der Verstoß beseitigt ist; weitergehende vertragliche und gesetzliche Rechte (z. B. fristlose Kündigung, Schadensersatz) bleiben unberührt.

14. Haftung

14.1. NovaData haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

14.2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet NovaData nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht); die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

14.3. Die Haftung ist – außer in den Fällen des Absatzes 1 – höchstens bis zur Höhe des Gesamtvergütungsbetrags des laufenden Kalenderjahres, maximal jedoch auf 10.000,00 EUR begrenzt.

14.4. Für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden haftet NovaData nicht, es sei denn, es liegt ein Fall des Absatzes 1 vor.

14.5. Für Leistungen von Drittanbietern haftet NovaData nicht, soweit NovaData diese nicht zu vertreten hat.

14.6. Kein datenschutzrechtliches Beratungsmandat

NovaData erbringt im Rahmen seiner Leistungen keine datenschutzrechtliche Beratung. Insbesondere übernimmt NovaData keine Verpflichtung zur Prüfung, ob die vom Kunden geplante oder tatsächliche Nutzung der vereinbarten Systeme und Leistungen mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder sonstigen einschlägigen Datenschutzvorschriften vereinbar ist. Eine etwaige Hinweiserteilung durch NovaData in Einzelfällen stellt keine Rechts- oder Datenschutzberatung dar und begründet keine diesbezügliche Beratungspflicht oder Haftung.

14.7. Kein Rechtsberatungsmandat

NovaData erbringt keine Rechtsberatungsleistungen im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG). Jegliche Hinweise, Empfehlungen oder Informationen technischer oder organisatorischer Natur, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung gemacht werden, sind nicht als rechtliche Einschätzung oder Rechtsgutachten zu verstehen. Für die rechtliche Bewertung des Einsatzes von KI-Systemen – insbesondere in Bezug auf Datenschutzrecht, Wettbewerbsrecht, Telekommunikationsrecht (TKG/TDDDG), Arbeitsrecht oder sonstiges anwendbares Recht – ist der Kunde angehalten, eigenständig qualifizierte Rechtsberatung einzuholen.

14.8. Eigenverantwortlichkeit des Kunden

Der Kunde ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO allein und eigenverantwortlich dafür zuständig, dass der Einsatz der von NovaData bereitgestellten Systeme, Automatisierungen und KI-Lösungen in seinem Betrieb rechtmäßig erfolgt. Dies umfasst insbesondere:

• die Sicherstellung einer geeigneten Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 DSGVO sowie – sofern einschlägig – Art. 9 DSGVO,
• die Einholung etwaig erforderlicher Einwilligungen von betroffenen Personen, insbesondere bei der Aufzeichnung oder Transkription von Telefongesprächen durch KI-Voice-Agents,
• die Erfüllung von Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen gemäß Art. 13, 14 DSGVO,
• die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO,
• die Führung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO sowie
• die Einhaltung aller sonstigen einschlägigen datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere bei der Datenübertragung in Drittstaaten.

14.9. Haftungsausschluss für Datenschutzverstöße des Kunden

NovaData haftet nicht für Schäden, Bußgelder, Kosten, Aufwendungen oder sonstige Nachteile, die dem Kunden, betroffenen Personen oder Dritten aufgrund von Datenschutzverstößen entstehen, die im Verantwortungsbereich des Kunden liegen. Dies gilt insbesondere für:

• Bußgelder oder Verwarnungen durch Datenschutzaufsichtsbehörden gemäß Art. 83 DSGVO,
• Schadensersatzansprüche betroffener Personen gemäß Art. 82 DSGVO,
• Kosten aus behördlichen Ermittlungen oder Verfahren im Zusammenhang mit dem Betrieb der Systeme durch den Kunden sowie
• mittelbare Schäden wie Umsatzeinbußen, Reputationsschäden oder Vertragsstrafe-Ansprüche Dritter, die auf einen Datenschutzverstoß des Kunden zurückzuführen sind.

14.10. Ausschluss der Haftung für fehlerhafte rechtliche Eigeneinschätzung

Der Anbieter haftet nicht, wenn der Kunde auf Basis einer von ihm selbst vorgenommenen oder von einem Dritten eingeholten rechtlichen Einschätzung Systeme oder Leistungen des Anbieters in einer Weise einsetzt, die sich nachträglich als rechtswidrig herausstellt. Das Risiko der rechtlichen Bewertung trägt allein der Kunde.

14.11. Freistellungsverpflichtung des Kunden

Der Kunde stellt NovaData von allen Ansprüchen, Bußgeldern, Kosten (einschließlich angemessener Rechtsanwaltskosten) und sonstigen Nachteilen frei, die gegenüber NovaData aufgrund eines Datenschutzverstoßes geltend gemacht werden, der dem Verantwortungsbereich des Kunden zuzuordnen ist. Die Freistellungspflicht umfasst auch Ansprüche von Datenschutzaufsichtsbehörden, betroffenen Personen oder sonstigen Dritten gegenüber NovaData, die auf einer rechtswidrigen Nutzung der bereitgestellten Systeme durch den Kunden beruhen.

15. Höhere Gewalt

Ereignisse außerhalb der zumutbaren Kontrolle einer Partei (z. B. Ausfälle von Strom/Netz, Krieg, Streik, Naturereignisse, behördliche Anordnungen, schwerwiegende Störungen von Cloud-/Drittservices) entbinden die betroffene Partei für deren Dauer und im Umfang der Auswirkung von der Leistungspflicht. Die Partei informiert die andere hierüber unverzüglich.

16. Gewährleistung, Mängel und Nachbesserung

16.1. Dieser Abschnitt gilt ausschließlich für Werkleistungen. Die Verjährungsfrist werkvertraglicher Mängelansprüche beträgt zwölf (12) Monate ab Abnahme; unberührt bleiben gesetzlich zwingende Ausnahmen.

16.2. Der Anbieter behebt rechtzeitig gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist durch Nachbesserung (insbesondere Bugfix, Patch/Update, Konfigurationsanpassung, zumutbarer Workaround) oder Ersatzlieferung.

16.3. Gewährleistungsansprüche sind ausgeschlossen bei Änderungen durch den Kunden oder Dritte, unsachgemäßer Nutzung oder einer abweichenden Systemumgebung entgegen der Spezifikation.

17. Drittanbieter und Abhängigkeiten

17.1. Bestimmte Leistungen basieren auf Diensten, Modellen oder Systemen Dritter (z. B. OpenAI, RetellAI, Make.com, n8n, ElevenLabs). Der Anbieter ist berechtigt, gleichwertige Drittservices einzusetzen, soweit der vertraglich geschuldete Leistungsumfang erhalten bleibt.

17.2. Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle, Einschränkungen oder Sicherheitsrisiken, die auf Leistungen Dritter beruhen, soweit der Anbieter dies nicht zu vertreten hat.

18. Vertraulichkeit

18.1. Die Parteien wahren Vertraulichkeit über ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag bekannt werdende vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei. Vertrauliche Informationen dürfen ausschließlich zur Vertragserfüllung verwendet werden.

18.2. Für Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG gilt die Vertraulichkeit unbefristet; im Übrigen mindestens 36 Monate ab Vertragsende.

18.3. Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für öffentlich bekannte Informationen oder gesetzliche Offenlegungspflichten.

18.4. Nach Vertragsende gibt die empfangende Partei vertrauliche Informationen zurück oder löscht sie.

19. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

19.1. NovaData verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach geltendem Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG) und nur soweit zur Vertragserfüllung erforderlich. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

19.2. Soweit NovaData personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

19.3. NovaData verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisungen des Kunden.

19.4. Übermittlungen in Drittländer erfolgen ausschließlich unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

19.5. NovaData informiert den Kunden unverzüglich über Datenschutzverletzungen (Art. 33 DSGVO).

19.6. Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten zurückgegeben oder gelöscht.

19.7. NovaData darf anonymisierte Nutzungsdaten zur Produktverbesserung verwenden.

19.8. Im Falle von Abweichungen geht die AVV diesen AGB vor.

20. Rechtmäßige Nutzung durch den Kunden

20.1. Der Kunde nutzt sämtliche Systeme, Inhalte und Leistungen ausschließlich rechtmäßig.

20.2. Der Kunde stellt sicher, dass erforderliche Einwilligungen und Rechtsgrundlagen vorliegen und nachweisbar dokumentiert sind.

20.3. Der Anbieter haftet nicht für rechtswidrige Nutzungen durch den Kunden.

21. Kommunikation

21.1. Die Kommunikation erfolgt primär elektronisch über das Projektplanungs- und Management-Tool „NovaDataGO" (www.go.novadata.solutions). Kommunikation via E-Mail oder Messenger-Dienste (z. B. Telegram, WhatsApp) ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen.

21.2. Die regulären Bürozeiten des Unternehmens sind Montag bis Freitag von 09:00 Uhr bis 13:00 Uhr der gesetzlichen Ortszeit des Anbieters. Anfragen per E-Mail werden in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden beantwortet. Nachrichten über WhatsApp oder vergleichbare Messenger-Dienste werden im Regelfall innerhalb von 6 bis 24 Stunden beantwortet. An Sonntagen sowie an gesetzlichen Feiertagen erfolgt grundsätzlich keine Bearbeitung von Anfragen. Es besteht kein Anspruch auf sofortige Rückmeldung außerhalb der genannten Zeiten.

21.3. Dem Kunden ist bekannt, dass unverschlüsselte Kommunikation kein hohes Schutzniveau bietet.

22. Kooperation mit Partnerunternehmen

22.1. Der Anbieter ist berechtigt, Kooperationspartner einzusetzen. Der Anbieter bleibt alleiniger Vertragspartner.

22.2. Der Anbieter verantwortet Leistungen seiner Kooperationspartner wie eigene (§ 278 BGB).

22.3. Kooperationspartner werden auf Geheimhaltung verpflichtet.

23. Referenznennung und Testimonial

23.1. Der Kunde wird als Referenz auf der Website des Anbieters mit Unternehmensname und Logo genannt.

23.2. Der Kunde räumt dem Anbieter ein einfaches, unentgeltliches, zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht ein.

23.3. Der Anbieter darf das Projekt in groben Zügen beschreiben (Branche, Ziel, Lösungsansatz, Ergebnis).

24. Änderungen der AGB

24.1. NovaData kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft anpassen, insbesondere bei Rechtsänderungen oder technischen Weiterentwicklungen.

24.2. Änderungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Sie gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht binnen vier (4) Wochen ab Zugang in Textform widerspricht.

24.3. Widerspricht der Kunde fristgerecht, können beide Parteien den Vertrag außerordentlich kündigen.

24.4. Gesetzlich zwingende Änderungen gelten ohne Widerspruchsfrist ab Mitteilung.

25. Schlussbestimmungen

25.1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

25.2. Gerichtsstand: Ist der Kunde Kaufmann, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz von NovaData.

25.3. Vertragssprache ist Deutsch.

25.4. Rechtserhebliche Erklärungen bedürfen mindestens der Textform (§ 126b BGB). Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

25.5. Der Kunde darf Ansprüche nur mit vorheriger Zustimmung von NovaData abtreten.

25.6. Der Vertrag begründet keine Rechte Dritter im Sinne des § 328 BGB.

25.7. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam (salvatorische Klausel).

25.8. Es gilt die Rangfolge gemäß Abschnitt 3.